建設(shè)工程監(jiān)理合同備案是建設(shè)工程項目管理中的重要環(huán)節(jié)，是確保監(jiān)理活動合法合規(guī)、保障工程質(zhì)量和安全的基礎(chǔ)。根據(jù)《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》及各地建設(shè)行政主管部門的具體規(guī)定，辦理流程通常如下：

一、 備案前提與材料準(zhǔn)備
在辦理備案前，需確保已簽訂合法有效的《建設(shè)工程監(jiān)理合同》。合同內(nèi)容應(yīng)符合國家示范文本或地方標(biāo)準(zhǔn)合同的要求，明確監(jiān)理范圍、內(nèi)容、期限、酬金及雙方權(quán)利義務(wù)。
需要準(zhǔn)備的核心材料通常包括：

1. 《建設(shè)工程監(jiān)理合同備案申請表》（在屬地建設(shè)主管部門網(wǎng)站下載或現(xiàn)場領(lǐng)取）。
2. 已正式簽訂的《建設(shè)工程監(jiān)理合同》原件及復(fù)印件。
3. 建設(shè)單位（業(yè)主）的法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證（或統(tǒng)一社會信用代碼證）復(fù)印件。
4. 監(jiān)理單位的《工程監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)證書》復(fù)印件。
5. 總監(jiān)理工程師的注冊監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)資格證書、注冊執(zhí)業(yè)證書及勞動合同復(fù)印件。
6. 建設(shè)工程規(guī)劃許可證復(fù)印件（部分地方要求）。
7. 其他根據(jù)地方規(guī)定需要提交的材料（如項目立項批文、施工圖設(shè)計文件審查合格書等）。
所有復(fù)印件需加蓋申請單位公章，并攜帶原件供核驗。

二、 辦理流程步驟

1. 提交申請：建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同向工程所在地的縣級以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門（通常是住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局/委的辦事窗口）提交備案申請及全部材料。
2. 窗口受理：受理窗口工作人員對提交材料的齊全性、合規(guī)性進(jìn)行初步審查。材料齊全的，予以受理并出具受理回執(zhí)；材料不齊全或不符合要求的，一次性告知需補正的全部內(nèi)容。
3. 行政審查：主管部門內(nèi)部相關(guān)科室對備案材料進(jìn)行實質(zhì)性審查。重點審查合同條款的合法性、監(jiān)理單位的資質(zhì)是否符合工程等級要求、總監(jiān)理工程師的資格與執(zhí)業(yè)范圍是否匹配等。
4. 備案決定：經(jīng)審查符合規(guī)定的，建設(shè)行政主管部門在《建設(shè)工程監(jiān)理合同備案申請表》上簽署同意備案意見，并加蓋“建設(shè)工程監(jiān)理合同備案專用章”。部分地區(qū)會發(fā)放《建設(shè)工程監(jiān)理合同備案表》或出具備案回執(zhí)。
5. 信息歸檔與公開：備案完成后，合同信息將被錄入建設(shè)工程監(jiān)管信息系統(tǒng)，作為后續(xù)對工程監(jiān)理活動實施監(jiān)督管理的依據(jù)。

三、 關(guān)鍵注意事項

• 辦理時限：材料齊全合規(guī)的情況下，通常可在5至15個工作日內(nèi)辦結(jié)，具體時限需遵循當(dāng)?shù)匾?guī)定。
• 辦理主體：通常由建設(shè)單位（發(fā)包方）負(fù)責(zé)牽頭辦理，監(jiān)理單位配合。
• 備案性質(zhì)：合同備案屬于告知性備案，是行政監(jiān)管手段，并非對合同效力的行政審批。合同效力主要取決于其本身的合法性。
• 變更與解除：備案后，若合同關(guān)鍵內(nèi)容（如監(jiān)理范圍、總監(jiān)、合同價等）發(fā)生重大變更或合同解除，應(yīng)及時辦理備案變更或注銷手續(xù)。
• 地域差異：各省、市的具體要求可能存在細(xì)微差別，辦理前務(wù)必查詢當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門發(fā)布的最新辦事指南。

完成建設(shè)工程監(jiān)理合同備案，標(biāo)志著監(jiān)理單位可以依法依規(guī)正式開展現(xiàn)場監(jiān)理工作，同時這也是項目接受政府監(jiān)管、辦理后續(xù)施工許可等手續(xù)的重要條件之一。建設(shè)單位與監(jiān)理單位均應(yīng)予以重視，確保流程規(guī)范、材料真實完整。